Dokumente anonymisieren in Kanzleien vor dem KI-Einsatz

Berufsrecht und Strafrecht: der Rahmen

Für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte gilt die Verschwiegenheitspflicht nach § 43a Abs. 2 BRAO, flankiert von § 203 StGB. Wer externe Dienstleister einbindet – und dazu können KI-Anbieter zählen –, muss die Voraussetzungen des § 43e BRAO beachten: unter anderem einen Vertrag in Textform, die Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit und eine Begrenzung auf das erforderliche Maß. Bei Diensten im Ausland kommt die Frage hinzu, ob dort ein vergleichbarer Schutz besteht. Kammern haben zudem Hinweise zum Einsatz generativer KI veröffentlicht.

Werden Unterlagen vor der Verarbeitung so anonymisiert, dass Mandant und Mandat nicht mehr erkennbar sind, vereinfacht sich diese Prüfung erheblich. Dieser Text ist keine Rechtsberatung; maßgeblich sind die Vorgaben Ihrer Kammer und die Umstände des Einzelfalls.

Wo Kanzleien anonymisieren

• KI-Unterstützung im Mandat: lange Korrespondenz zusammenfassen, Vertragsfassungen vergleichen, Gliederungen für Schriftsätze entwerfen.
• Wissensmanagement: frühere Schriftsätze und Verträge als Muster oder durchsuchbare Wissensbasis aufbereiten.
• Veröffentlichungen: Fachaufsätze, Newsletter, Vorträge und Fallberichte aus echten Mandaten.
• Urteile: Gerichte, Verlage und Datenbanken bereiten Entscheidungen vor der Veröffentlichung so auf, dass Parteien, Zeugen und Dritte nicht erkennbar sind – eine Aufgabe, die in großer Menge anfällt.

Warum lokal verarbeiten

Viele Anonymisierungsdienste laufen selbst in der Cloud. Dann verlässt das ungeschwärzte Dokument die Kanzlei, bevor es bereinigt ist – genau das sollte vermieden werden. Ein Werkzeug, das auf dem eigenen Rechner oder in der kanzleieigenen Infrastruktur arbeitet, verarbeitet das Original ohne Übermittlung. Nur die bereinigte Fassung geht, falls gewünscht, an ein externes Sprachmodell.

Was KI-basierte Anonymisierung erkennt

Einfache Suchmuster finden E-Mail-Adressen und IBANs, scheitern aber an Fließtext. KI-gestützte Verfahren erkennen auch Namen, Anschriften, Geburtsdaten, Telefonnummern, Aktenzeichen, Kfz-Kennzeichen und Firmennamen im Satzzusammenhang – etwa, dass „Frank“ in einem Satz ein Vorname ist und in einem anderen Teil eines Firmennamens. Gerade bei langen Schriftsätzen mit vielen Beteiligten spart das gegenüber manuellem Schwärzen viel Zeit. Die Verantwortung für das Ergebnis bleibt dennoch bei der Kanzlei.

Grenzen der automatischen Anonymisierung

Wichtig ist zudem die Unterscheidung zur Pseudonymisierung: Wer eine Zuordnungstabelle aufbewahrt, um die Klarnamen später wieder einzusetzen, hat pseudonymisiert. Pseudonymisierte Daten bleiben nach der DSGVO personenbezogen.

Ein praxistauglicher Ablauf

1. Zweck festlegen: nur interne Nutzung, Verarbeitung durch externe KI oder Veröffentlichung.
2. Lokal anonymisieren, mit einheitlichen Platzhaltern.
3. Je nach Zweck prüfen: Stichprobe bei interner Nutzung, Vier-Augen-Prüfung vor Veröffentlichung.
4. Metadaten bereinigen und Anlagen getrennt behandeln.
5. Den Ablauf in der KI-Richtlinie der Kanzlei festhalten, damit er nachvollziehbar bleibt.

Je sensibler das Mandat, desto strenger die Prüfung. Bei Familien-, Straf- oder Arbeitsrechtssachen mit Gesundheitsangaben empfiehlt sich grundsätzlich die Vier-Augen-Prüfung – auch dann, wenn der Text nur intern weiterverwendet wird. Ein kurzer Prüfvermerk am Dokument hilft später nachzuweisen, dass sorgfältig gearbeitet wurde.

So unterstützt jocapps

Textwash Pro entfernt personenbezogene Daten mit einer lokalen KI vollständig offline auf Ihrem Gerät. Alternativ arbeitet es als Datenschutz-Schicht vor ChatGPT, Claude & Co., sodass Texte bereinigt werden, bevor sie das Modell erreichen. Entwickelt wurde es mit Forschenden des UCL. Für kanzleiweite KI-Workflows über die Anonymisierung hinaus finden Sie Informationen auf unserer Seite Enterprise AI und im Leitfaden Daten vor ChatGPT oder Claude anonymisieren.

Wie Anonymisierung in Ihre KI-Richtlinie passt, besprechen wir gern im kostenlosen 30-minütigen Erstgespräch.