KI-Agenten mit SAP: Auftragserfassung, Rechnungsprüfung, Stammdaten

Das Problem liegt vor SAP, nicht in SAP

SAP bildet strukturierte Prozesse zuverlässig ab. Was davor passiert, ist oft Handarbeit: Bestellungen kommen als E-Mail mit PDF, Lieferantenrechnungen in zahllosen Layouts, Stammdatenanfragen als Freitext. Beschäftigte im Vertriebsinnendienst, in der Kreditorenbuchhaltung und im Stammdatenmanagement übertragen diese Informationen manuell. Genau hier setzen KI-Agenten an – SAP bleibt das führende System.

Drei Einsatzfelder im Detail

Ein bewährter erster Schritt in der Rechnungsprüfung: Der Agent erfasst die Rechnung vor (Vorerfassung), statt sie direkt zu buchen. Die Buchung erfolgt nach Prüfung durch die Buchhaltung.

Anbindung über Standardschnittstellen

Agenten sollten SAP ausschließlich über dokumentierte Schnittstellen nutzen: OData-Services und APIs in SAP S/4HANA, BAPIs, RFC oder IDocs in SAP ECC, oder die Integration über die SAP Business Technology Platform. Screen-Scraping und direkte Datenbankzugriffe sind tabu. Bleibt die Logik außerhalb des SAP-Kerns, entspricht das dem Clean-Core-Ansatz und erleichtert spätere Upgrades.

Ebenso wichtig ist die Frage, welche Daten das Sprachmodell überhaupt sieht. Für den Abgleich einer Rechnung braucht es Positionen, Mengen und Preise, nicht aber Bankverbindungen oder personenbezogene Angaben von Ansprechpartnern. Legen Sie fest, welche Felder an das Modell gehen, wo es betrieben wird und unter welchem Auftragsverarbeitungsvertrag. Konditionen und Preise sind zudem Geschäftsgeheimnisse – auch ohne Personenbezug gehören sie nicht in Werkzeuge, deren Datenverwendung unklar ist.

SAP bietet mit Joule auch einen eigenen KI-Assistenten für Aufgaben innerhalb der SAP-Anwendungen. Eine separate Orchestrierungsschicht lohnt sich vor allem dann, wenn ein Prozess SAP und weitere Systeme wie E-Mail, SharePoint oder CRM verbindet.

Berechtigungen, Funktionstrennung und Protokoll

• Minimalprinzip: Der technische Benutzer des Agenten erhält nur die Rollen, die der jeweilige Schritt braucht. Lesezugriff für den Abgleich heißt nicht Buchungsrecht.
• Funktionstrennung: Dieselbe Agenten-Identität darf nicht Kreditoren anlegen und an sie buchen. Es gelten dieselben Regeln wie für Beschäftigte.
• Handeln im Namen der Freigebenden: Wo möglich, laufen Aktionen unter der Identität der freigebenden Person, damit SAP-Änderungsbelege die Verantwortung korrekt zeigen.
• Lückenloses Protokoll: Quelldokument, ausgelesene Daten, herangezogene SAP-Datensätze, vorgeschlagene Aktion, Freigabe und SAP-Belegnummer – unveränderbar gespeichert. Das unterstützt die Nachvollziehbarkeit, die GoBD, Wirtschaftsprüfer und interne Revision verlangen.

Weil sich über Freigabe- und Bearbeitungszeiten auch Leistung von Beschäftigten auswerten lässt, ist der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG in der Regel zu beteiligen. Dies ist keine Rechtsberatung.

Pilot in vier Stufen

1. Einen Prozess mit hohem Volumen und klaren Regeln wählen, etwa Rechnungen der wichtigsten Lieferanten.
2. Im Test- oder Qualitätssicherungssystem lesend starten: Der Agent schlägt vor, die Fachabteilung vergleicht mit ihrer eigenen Entscheidung.
3. Im Produktivsystem mit Freigabe jeder Aktion arbeiten und die Übernahmequote messen.
4. Für Fälle, die über längere Zeit unverändert übernommen wurden, begrenzte Autonomie mit Schwellenwerten und Stichproben einführen.

So unterstützt jocapps

kalAIDoCreate verbindet eine gehärtete KI-Orchestrierungsplattform mit erfahrenen KI-Architekten und baut gesteuerte, autonome Workflows mit Anbindung an SAP sowie HubSpot, Slack und SharePoint – vom Posteingang bis zum SAP-Beleg, mit definierten Freigaben. Mehr dazu im Leitfaden KI-Agenten im Unternehmen einführen und auf unserer Seite Enterprise AI.

Welcher SAP-Prozess sich für Ihren Pilot eignet, klären wir gern im kostenlosen 30-minütigen Erstgespräch.